ic外贸如何跟进客户下单

理解客户需求情况

拿到客户下单之后,首要任务是对客户需求进行全面了解和验证。要通过多种渠道,如电话联系、视频会议等方式,让客户详细介绍产品种类、规格参数、数量、交货日期等具体需求,以免理解错误导致后续问题。同时要了解客户的用途,是否需要自定义或定制产品等需求,为后续提供服务奠定基础。

检查产品库存与生产能力

了解清楚客户需要什么后,接下来要检查内部是否能够及时提供该批订单的产品。具体操作包括:核对当前相应产品的库存數量是否充足;生产司机产能安排是否允许加急产品;原材料采购是否存在障碍;是否需要外协生产等。只有保证内部能力,才能下达明确的交货时间承诺。否则及早告知客户,避免无端产生声誉损失。

标注跟踪单并立项

操作人员应该为每一笔订单生成明确的跟踪单,标明订单编号、客户信息、产品规格、数量、交货时间要求等主要信息。同时在ERP或OMS系统中立项跟单,按规定流程进行信息录入,方便后续各部门协作处理。特殊订单还要当场通报相关人员核实,以防过时。以上步骤能及时建立订单数据库,为后续走关提供依据。

进行生产安排与进度监控

根据产品种类和数量的不同,制定科学合理的生产排产计划,合理安排生产进度。如有插单情况,要及时向客户反馈,调整期限。在生产过程中,定期核对和验证进度,一旦出现延误,需要及时向相关部门追问原因,查找解决办法,避免影响最后交货。同时也要按时向客户报告进度,以免误导。

提前完成后续流程准备

生产进入后期,需要做好包装、检验、出库等后续工作准备。例如安排包装员和物流,提前备料;排产检测试样;安排货车发运、报关等手续。可以提前1周甚至更久与供应商和第三方服务商联系,确保顺利完成后续各项流程。同时按时告知客户即将出厂,以备客户自提或安排物流公司提货。保证订单得到妥善交付。

送达并确认收货

产品送达客户后,立即与客户联系,让客户当场验收及签收。发运单据等相关凭证也要妥善保管备查。随后可以主动询问客户使用体验,是否有其他需求,以维护长期关系。同时酌情提供售后服务和售后保障。最后通过客户确认并支付尾款,整个订单流程结束。后续还要总结经验教训,持续优化工作流程。

常见问答(FQAS)

如何全面了解客户的需求?

通过多种渠道,如电话联系、视频会议等方式,让客户详细介绍产品种类、规格参数、数量、交货日期等具体需求,同时要了解客户的用途,是否需要自定义或定制产品等需求。

如何检查内部是否能够提供该订单的产品?

需要核对当前相应产品的库存量是否足够,生产能力安排是否允许加急产品,原材料采购是否存在障碍,是否需要外协生产等,只有保证内部能力,才能下达明确的交货时间承诺。

如何为每个订单建立跟踪?

为每一笔订单生成明确的跟踪单,标明主要信息。同时在ERP或OMS系统中立项跟单,记录信息,建立订单数据库。

如何安排生产进度?

根据产品种类和数量制定生产计划,安排生产进度。如有延误需要查询原因和解决办法,定期向客户报告进度。

如何保证订单顺利交付?

提前安排后续流程如包装、检验、发运等,并与相关单位联系确保顺利完成。按时告知客户出厂信息,交付产品后与客户确认收货。

更新时间:2024-12-23